Atelier collaboratif : Définir un cadre de fonctionnement commun dans une association | Retour d’expérience#3

Aujourd’hui nous allons vous parler de notre joyeuse expérience de facilitateur avec la belle équipe de TEDx Nantes.

Mais tout d’abord qui est TED Nantes ?

TED est une organisation à but non lucratif qui se consacre à la diffusion, à l’échelle mondiale, d’idées sous la forme d’interventions brèves.

Son objectif est de rendre accessibles les idées et les bonnes pratiques au plus grand nombre pouvant contribuer à changer le regard sur le monde et à susciter discussions et échanges constructifs dans la voie du progrès humain.

TEDx Nantes existe depuis plusieurs années maintenant et a été fondée par Sonja Toussaint, notre cliente.

LE CONTEXTE

TEDx Nantes a fait appel aux facilitateurs du Worklab pour améliorer ses modes de fonctionnement internes, à commencer par son Bureau. 

Les objectifs de cette rencontre étaient de :

• Apprendre à mieux se connaitre
• Redéfinir et réorganiser les missions du Bureau.
• Définir un cadre de fonctionnement commun pour le bureau et le reste de l’association

Durée de l’atelier : 3h30

Le Bureau est composé de 4 personnes aux parcours et personnalités bien divers.

LA PRÉPARATION

La préparation s’est réalisée en 3 étapes.

Ce schéma présente notre méthodologie de préparation de nos ateliers au Worklab.

3 temps d’échanges structurent cette méthodologie de travail avec nos clients.

La prise de brief 

Un premier temps de prise de brief pour définir avec nos commanditaires et sponsors les enjeux de l’atelier, le contexte, les objectifs et livrables attendus, comprendre un peu mieux qui seront les participants de l’atelier et dans quels états d’esprit arriveront-ils.

Pour nous guider dans ce premier entretien, nous nous appuyons sur le TOPO. Je ne reviens pas dessus, il vous a été présenté dans de précédents articles, notamment celui-çi.

La prise de brief s’est faite avec Sonja Toussaint qui s’est fait la porte-voix des autres membres du bureau.

Notre échange a permis de mettre en lumière le besoin du bureau et plus largement de l’association de remettre à plat leurs modes de fonctionnement pour travailler moins dans l’urgence, et pour mieux répartir les charges de travail entre les membres du bureau, de l’AG et des bénévoles de l’association. Besoin également de plus de transversalité entre les différents postes de l’association.

Sonja a fait le choix de travailler dans un premier temps au niveau du Bureau pour diffuser ensuite les nouveaux modes de fonctionnement à toute l’association.

A l’issue de cette prise de brief, nous avons été en capacité de produire un premier macro-déroulé, ce qui nous amène à la seconde étape de notre méthodologie de préparation.

Cette phase intermédiaire de présentation du macro-déroulé est importante car elle permet au client de commencer à se projeter dans le temps collaboratif. Il arrive ainsi souvent que le client nous transmette de nouvelles données qui viennent alimenter la prise de brief initial.

Le déroulé final 

A l’issue de ce deuxième temps d’échange, nous avons toutes les données permettant d’élaborer le déroulé final de l’atelier, déroulé au format excel qui nous servira de guide pendant l’animation.

Voici le déroulé final présenté à Sonja à Toussaint, déroulé qui à la suite de notre échange a été présenté et validé par le reste du Bureau.

Voici également en téléchargement dans l’article le modèle de déroulé que nous utilisons pour nos ateliers.

Il nous parait primordial au Worklab d’avoir validation du commanditaire et des sponsors du déroulé final. En effet, l’objectif est que ces personnes soient en facilitation de ce qui sortira de l’atelier, qu’elles aident, par leur soutien, la mise en œuvre des idées produites. Il faut donc qu’elles soient rassurées et totalement en accord avec ce qui sera demandé aux participants. Et dans le détail, notamment et surtout au niveau des consignes que nous donnerons aux participants.

LE JOUR J

Installation de la salle

Le jour J je suis arrivée 1h plus tôt sur place pour me laisser tranquillement le temps de tout installer et de me poser avant l’arrivée des participants.

Ce temps est pour moi précieux quand je facilite, et ce pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il me permet de filer une dernière fois le déroulé pendant que j’installe le matériel qui servira aux différentes séquences de l’atelier. Il me permet aussi d’aménager au mieux pour que les participants et moi-même s’y sentent bien et puissent, rien qu’en arrivant dans la salle, commencer à se mettre dans un certain état d’esprit.

Démarrage de l’atelier

• Première séquence: l’introduction

Après une introduction de la part de Sonja et moi-même sur les enjeux de l’atelier et comment nous allons travailler, Sonja présente sa vision idéale du fonctionnement du bureau : à quoi sert-il, ses rôles et missions, son ambition. Elle partage aussi aux autres membres du bureau son envie personnelle par rapport aux éditions précédentes : qu’est ce qui est à conserver ? Qu’est ce qui est à enlever ? Quels sont les valeurs et modes de fonctionnement souhaités ?

• Deuxième séquence: le temps d’inclusion.

Cette séquence a pour objectif de renforcer la connaissance mutuelle de chacun et d’offrir un espace de partage sur les besoins de chacun pour travailler au mieux au sein du collectif.

La fiche ci-dessous a été utilisée par chaque participant pour se présenter.

La partie la plus sensible était celle des Do’s et Don’t. Avec cet exercice, qui s’inspire des principes de la communication non violente, chaque participant a eu l’occasion de s’exprimer sur les bonnes pratiques de travail et de communication à adopter et à éviter avec lui pour qu’il soit le plus à l’aise au sein du Bureau. Cette étape d’échange a nécessité de la part de la facilitatrice que j’étais d’inviter les participants à illustrer par des exemples concrets et de leur montrer en quoi leurs besoins pouvaient être différents.

La dernière partie de la fiche reposait sur la dynamique du jeu des « 2 vérités – 1 mensonge ». C’est un exercice que nous aimons bien au Worklab qui consiste à demander aux participants de donner 3 affirmations les concernant. Seule 2 des 3 affirmations sont vraies, la dernière est inventée. Le reste du groupe doit deviner de laquelle il s’agit.

Cette séquence d’inclusion a pris finalement plus de temps que prévu. Les participants avaient besoin de temps pour échanger, et prendre du recul sur leurs différences avec l’exercice du Do’s et Don’t.

• Troisième séquence: la mise à plat des missions du bureau

L’objectif de cette séquence était de lister les missions actuelles du bureau et de les réorganiser à la fois au sein du Bureau et d’en déléguer certaines à l’extérieur.

Pour animer la séquence j’ai simplement fait travailler les participants avec des post-its et marqueurs sur un paperboard vierge.

Cette séquence fut très riche dans les échanges et pris plus de temps que prévu.

Au vu de la densité des échanges et du temps qu’il restait sur l’atelier, j’ai demandé au groupe son avis et il a été décidé collectivement de dédier tout le temps jugé nécessaire par le groupe sur cette séquence et de ne pas réaliser la dernière séquence initialement prévue qui consistait à dessiner les interdépendances entre les nouvelles fonctions du Bureau.

Ce dernier travail a donc été réalisé en autonomie par le groupe.

Il peut nous arriver dans nos expériences de facilitateur de ne pas tenir les timings dans nos ateliers. Cela arrive pour plusieurs raisons (des intervenants qui prennent plus de temps que prévu, des imprévus logistiques, un manque de maturité du collectif sur sa capacité à échanger sur le sujet, …). Il nous parait primordial, et c’est ce qui a été fait sur cet atelier, d’échanger en direct avec le sponsor et ou avec le groupe de ces glissements de timings pour le laisser prendre la décision de ce qu’il souhaite faire. Soit accélérer et clôturer les échanges de la séquence en cours et se laisser le temps de travailler sur la suite, soit décider de passer le temps nécessaire sur la séquence et de raccourcir les séquences suivantes ou de ne pas tout faire. En tant que facilitateur nous nous posons alors en conseil sur ce qui nous parait le plus utile au groupe.

LES SUITES DE L’ATELIER

Plusieurs semaines après, je suis revenue auprès de Sonja qui nous a partagé ses retours sur l’atelier. Selon elle, « l’atelier a été constructif pour nous. Il nous a permis de mieux nous connaître. On s’est davantage ouvert sur nos besoins respectifs pour mieux fonctionner en équipe. Cela nous a permis par la suite de mieux identifier ce qu’on pouvait s’adresser comme demandes les uns les autres. L’atelier a renforcé le respect mutuel dans nos modes de fonctionnement propres à chacun. On parle de manière plus ouverte de nos ressentis. »

Sonja a également fait évoluer sa posture au sein du Bureau : « Depuis l’atelier, je fais plus attention à me mettre en retrait pour laisser faire davantage les autres. »

Le travail s’est poursuivi après l’atelier vis-à-vis du reste de l’association :

« A l’issue de l’atelier, nous avons défini nos valeurs et nous les avons descendues auprès du CA ».

Tout n’a cependant pas été mis en œuvre après l’atelier.

Selon Sonja, le collectif aurait eu besoin d’un nouveau temps d’échange à la fois pour servir de piqûre de rappel au Bureau sur la mise en œuvre des décisions prises en atelier et également pour l’accompagner dans le transfert de la réorganisation du Bureau auprès du CA et du reste de l’association.

Ce besoin évoqué par Sonja est intéressant et rejoint des besoins fréquents chez nos clients de pouvoir être accompagnés sur la suite de l’atelier, dans l’aide à la mise en œuvre. Cela peut prendre plusieurs formes : coaching individuel, facilitation d’une séquence de travail en mode bilan avec le groupe, …

Ce sont des formats que nous proposons de plus en plus à nos clients et il aurait tout à fait eu sa place dans ce cas présent.

Voilà, en espérant que ce retour d’expérience vous aide dans vos facilitations !