Comment préparer au mieux votre atelier ? Réunion de famille VS atelier collaboratif – Épisode 1

À la lecture de ce titre, vous vous êtes certainement dit mais quel est le rapport entre une réunion de famille et un atelier collaboratif ?

À première vue aucun :),

Mais en lisant cet article, vous allez vous rendre compte que grâce à cette analogie, je vais pouvoir développer un certain nombre d’éléments qui peuvent faire la différence lorsque vous préparez votre atelier collaboratif….TEASING !

Comme une bonne série Netflix, cet article s’inscrit dans une série en 4 épisodes où vous pourrez suivre les aventures de la Tatie Danièle, de l’oncle venu d’Amérique, d’Éric et bien d’autres encore…Mais vous lirez aussi nos meilleurs conseils pour apprehender au mieux la préparation de votre atelier collaboratif, l’accueil de vos participants-invités, la gestion de crise pendant votre repas de famille…oups, je voulais dire pendant votre atelier  😉

Un avant-goût des prochains épisodes :

  • Episode 2 – Réunion de famille VS atelier collaboratif : Comment bien recevoir ses invités ?
  • Episode 3 – Réunion de famille VS atelier collaboratif : Quelles postures à adopter quand les invités arrivent  ?
  • Episode 4 – Réunion de famille VS atelier collaboratif : ça part en live, comment gérer cette situation de crise ?

Allez chut, la série commence…

C’est bientôt les 80 ans de la matriarche de votre famille. C’est chouette.

La famille a décidé de saisir l’occasion pour festoyer tous ensemble. Ça aussi c’est chouette.

La grande tablée, l’eau-de-vie distillée maison, revoir ce bon vieux cousin Eric qui vit en Nouvelle-Zélande, les éternelles histoires de famille. Tout le monde est super content de se retrouver mais en réalité, tout le monde serre les dents et les fesses sachant très bien comment tout ça va se finir. Mal. Et jackpot, il vous incombe d’organiser le grand raout. L’affaire n’est pas simple quand on sait que dans le lot familial se trouve la grand-mère à moustache, Tatie Danièle, l’oncle d’Amérique, un cousin bizarre (pas Eric, un autre) et des neveux turbulents.

Challenge accepted.

Concernés par ce problème d’ampleur, nous nous sommes penchés sur la question.

Conclusion : la situation est tout à fait comparable à une expérience de facilitation de groupe pendant un atelier collaboratif, tendance réunion de crise. Dans cette situation, ce n’est pas la boîte à outil du facilitateur qui vous sera utile mais tout ce qui va autour, ce qui fait la différence entre un bon et un mauvais facilitateur lors de la préparation d’un atelier. Savoir cela ne vous avance pas voire vous panique un peu plus ?

La bonne nouvelle est que nous avons les moyens de vous aider. Nous vous coacherons pour sublimer votre réunion de famille, obtenir la réconciliation et faire triompher l’amour. Comme tout excès comporte des risques, nous vous soumettrons un thème par épisode (voir plus haut, le thème de chacun de ces épisodes).

Le programme de vos festivités ou la préparation « intellectuelle »

Dans cet article-épisode, nous commençons logiquement par les préparatifs. Comme il est majoritairement conseillé de savoir vers où aller avant de partir, nous allons nous intéresser à l’établissement de votre programme des festivités.

Facilitationnellement parlant (j’assume ce mot qui n’existe pas 🙂 ), une feuille de route s’établit en commençant par une prise de brief auprès du commanditaire avant de plonger dans l’élaboration du déroulé. En effet, un facilitateur s’astreint à prévoir un format d’atelier adapté à l’objectif visé et à l’enjeu de l’atelier collaboratif. Il prend en compte les éléments de contexte et le profil des participants. Voici les principales questions qu’il se pose pour prendre les bonnes décisions en vue de définir un déroulé taillé sur-mesure :

  • Le contexte, l’enjeu : Dans quel contexte se déroule l’atelier, pourquoi le fait-on, que s’est-il passé avant, que se passera-t-il après ?
  • Les objectifs et livrables : Quels sont les objectifs du temps collectif ? Qu’est ce qui est attendu, avec quoi veulent repartir les participants, quel est le degré de précision du livrable ?
  • Les participants : Qui sont les participants : combien sont-ils, se connaissent-ils, quels liens les relient-ils, quel est leur niveau de connaissance voire maitrise du sujet abordé ?

Le déroulé de l’atelier collaboratif, autrement dit l’enchainement des séquences au sein de l’atelier, se construit sur la base de ces informations. La première étape de la construction du déroulé ne consiste pas à se ruer d’emblée sur une pratique parce qu’elle est fun mais bien à identifier les objectifs intermédiaires par lesquels il faut passer pour atteindre l’objectif global de l’atelier. A quelques subtilités ou originalités près, nous estimons que dans la plupart des cas, un temps collectif comporte a minima les quatre séquences suivantes. La durée de chacune peut varier de quelques brèves minutes à la majorité du temps collectif.

  1. Globalement, un atelier comporte toujours un premier un premier tour de chauffe pour mettre les participants en condition.
  2. Ensuite, la raison d’être d’un atelier collaboratif amène le plus souvent à prévoir un temps important pour phosphorer sur le sujet. Cette séquence peut consister en un temps d’échange de ressenti, d’analyse ou d’idéation, bref de divergence.
  3. Puis cette divergence est majoritairement suivie d’un temps de convergence pour canaliser ce qui a été partagé, c’est-à-dire se concentrer sur l’essentiel et/ou approfondir et/ou rechercher un consensus et/ou voter.
  4. Enfin, un atelier doit toujours être clôturé en bonne et due forme pour garantir son impact ultérieur.

Une fois fixé sur ce séquençage par objectifs, vous pourrez ouvrir votre boîte à outils des pratiques à utiliser pour ces différents temps de l’atelier collaboratif.

Mais revenons à notre réunion de famille et en particulier à l’organisation de notre repas. Forts de ces recommandations, voici notre proposition pour le programme de vos festivités :

Choisissez un format adapté aux horaires des uns et des autres, au but de la fête de famille qui est de se retrouver, passer un temps agréable ensemble. Vous l’aurez compris, ça dépend des familles mais à titre d’exemple ça pourrait donner : un apéro-dîner à partir de 17h le samedi. La date permet de se reposer le lendemain qui est chômé. L’horaire est assez flexible pour convenir à tous : ceux qui viennent de loin, ceux qui travaillent même le samedi, le rythme biologique des enfants et des grands parents.

Côté planning, on prend le soin d’accueillir chaque membre de la famille à son arrivée, de laisser du temps pour l’atterrissage en terre familiale. On commence les hostilités festivités à 18h avec l’apéro, les cadeaux pour la matriarche et son discours, avant son coup de barre de 21h30 c’est mieux. Puis on passe à table pour déguster un bon plat. Matérialiser le repas à table satisfera les esprits traditionnels de la réunion de famille autour du repas mais on se contentera tout de même d’un seul plat, l’apéro ayant fait le reste du job. L’idée est de raccourcir le temps du dîner pour que les couche-tôt puissent s’éclipser sans avoir la sensation de rater le meilleur moment. Tout de même, le repas peut se prolonger en digestif pour les couche-tard.

A ce stade, vous savez vers où vous souhaitez aller, vous êtes prêt pour commencer les préparatifs matériels.

Toute analogie avec un atelier collaboratif ne serait que fortuite ! ;)))

Pour l’heure, reposez-vous. Vous avez bien bossé. On s’y collera lors du prochain épisode.

PS : La suggestion de repos n’est pas anodine. Après avoir élaboré un déroulé, nous pensons qu’il est bon de laisser reposer la pâte, y revenir et constater si on est toujours autant emballé ou pas. Comme disait l’autre, la nuit porte conseil.

À propos de Manon Mizrahi

Facilitatrice et formatrice WORKLAB

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