Travail à distance : Qu’est qu’un bureau virtuel ?

Aujourd’hui sur le blog du WORKLAB, nous avons la chance et le privilège d’accueillir une invité de marque puisqu’aujourd’hui c’est la plume de Sarah Tamoum https://www.linkedin.com/in/sarah-tamoum-b33062128/ que vous allez lire. Sarah est consultant chez SK Consulting https://www.sk-consulting.fr/, un cabinet de conseil avec lequel nous travaillons régulièrement et avec qui nous sommes parti à l’exploration du travail hybride. Mais sans plus tarder je laisse la parole à Sara

Ce n’est plus une grande surprise, la crise sanitaire a bouleversé nos méthodes de travail. Depuis, les entreprises ne cessent de s’adapter en essayant d’allier productivité et flexibilité.

Pour répondre à ces enjeux et limiter certains risques comme l’isolement des collaborateurs, elles peuvent s’appuyer sur un large choix d’outils collaboratifs utilisables en distanciel. Ils doivent être choisis de manière à répondre aussi bien aux attentes des entreprises que des utilisateurs.

Focus sur les bureaux virtuels

Face à l’explosion du télétravail, du full remote1 ou encore du desk sharing2, différents éditeurs se sont lancés dans le développement d’une nouvelle génération d’outils : les bureaux virtuels. Ils ont pour ambition de recréer la vie en entreprise afin de renforcer la cohésion des équipes et de faciliter le travail collaboratif dans ces nouveaux modèles d’organisation.

Les bureaux virtuels se présentent sous deux principaux formats : des espaces de travail gamifiés, à l’image d’un jeu vidéo, ludique (ex : Gather Town, Workadventure), ou des outils de visioconférence « augmentés » intégrant ces fameux « espaces virtuels » de travail (Glowbl, Kosy…).

Curieux d’en découvrir davantage sur leurs possibles usages, nous en avons testé plusieurs d’entre eux : Gather, Mydigitaloffice, Teamflow, Workadventure et Sococo.

Evidemment, nous avons retrouvé des fonctionnalités communes, plus ou moins développées en fonction de l’outil utilisé, comme : 

Des options de communication : le chat, la visio, la possibilité d’afficher son statut et une discussion seulement possible avec des personnes présentes dans une zone proche ou dans la même pièce.

Des outils d’animation : tableaux blancs, timer et partage d’écran

Une intégration d’outils de travail : Mural, Trello, Slack…

GATHER

L’univers de l’entreprise est repris au travers d’un décor pixellisé et gamifié. Gather nous parait être l’outil le plus abouti en termes de fonctionnalités. 

Avantage : Les espaces et fonctionnalités proposés permettent de pouvoir l’utiliser pour des réunions d’équipes originales.

Inconvénient : Il n’y a pas de « vue globale » de l’espace virtuel.

TEAMFLOW

Des bureaux virtuels qui ont pour ambition de supprimer les inconvénients du travail à distance en rendant la collaboration plus spontanée. 

Avantage : Les avatars reprennent le visage des participants en Visio.

Inconvénient : L’espace virtuel, pourtant bien travaillé, n’est pas interactif.

MYDIGITALOFFICE

Une application de bureaux virtuels qui apporte un plan visuel des espaces de travail (salle de réunion, salle de pause, poste de travail individuel…).

Avantage : Possibilité de lancer un message général à l’ensemble des collaborateurs sous forme de pop-up.

Inconvénient : Nécessité de cliquer sur un endroit précis pour déplacer l’avatar ce qui rend l’expérience moins fluide.

WORKADVENTURE

L’éditeur français propose des bureaux virtuels avec une ambiance rétro où il est possible de personnaliser son avatar et d’adopter un animal de compagnie.

Le décor n’est pas interactif et ne sert que de toile de fond. La zone d’échange entre les avatars est relativement restreinte.

Il n’est pas possible d’avoir une « vue » globale de la « map » lors des déplacements.

Enfin, petite déception : aucun jeu ludique n’est proposé dans l’outil. 

Avantage : Le décor rétro gaming pour les plus « geek » d’entre nous.

Inconvénient : L’ouverture de visio via Jitsi freine la collaboration spontanée.

SOCOCO

L’outil propose un lieu de travail en ligne qui a pour objectif de réunir virtuellement les équipes afin d’échanger par visio ou tchat. 

Cet outil nous parait être le plus simpliste et possède donc des fonctionnalités moins abouties. Lors des échanges entre utilisateurs, les « bulles caméra » masquent malheureusement l’espace de travail. 

Les déplacements par double-clic ne rendent pas l’expérience utilisateur optimale. Il en est de même pour la nécessité de réactiver sa caméra à chaque changement de pièce. Le travail collaboratif  est notamment permis via un partage de lien.

Avantage : Connexion simple, utilisable partout 

Inconvénient : L’absence de spontanéité des échanges. 

Comment choisir son outil de bureaux virtuels ?

En fonction des usages

Les usages associés à ces outils sont divers : animation d’une formation ou d’un team building à distance, annonce d’un nouveau produit, animation quotidienne des équipes…

La bonne définition de ses besoins est essentielle avant de se lancer dans ce monde virtuel.

En fonction des fonctionnalités et du design

Les fonctionnalités varient très peu entre les différents éditeurs : représentation virtuelle des bureaux, tchat instantané, intégration d’outils externes…

Aujourd’hui, la différenciation concurrentielle se fait plutôt au niveau du design, de l’ergonomie ou encore des « extras » ludiques proposés. L’adoption d’un outil de bureaux virtuels devra être alignée avec la culture de l’entreprise. Il est certain que toutes les organisations n’adopteront pas les formats « rétrogamifiés » qui apportent un côté divertissant.

Le nombre d’outils de bureaux virtuels sur le marché est large et continuera certainement à évoluer au même rythme que les modes de travail. Il est donc logique de les voir se développer dans des entreprises dont la majorité des collaborateurs est régulièrement en distanciel. Leur champ d’application devra cependant être élargi pour pouvoir séduire les organisations qui ont fait leur retour vers le mode « pré-covid ».