Le média du Worklab Aujourd’hui, on vous offre un extrait de notre guide de survie aux réunions que vous pouvez trouver dans toutes vos librairies préférées.
Extrait du guide de survie aux réunions :
Nous sommes tous des penseurs visuels.
Si je vous parle d’une plage aux Seychelles, je suis persuadé qu’apparaît instantanément une image de sable blanc baignée dans une eau bleu turquoise. Nous avons tous cette capacité à construire des représentations visuelles. Dans notre cerveau, il y a plus de neurones dédiés à la vue qu’à tous les autres sens réunis. Cette capacité à construire des images fonctionne même quand nous avons les yeux fermés, et même quand nous dormons !
D’ailleurs, les informations sont d’autant mieux mémorisées qu’on les rattache à une image. Transmettre de l’information grâce à du visuel c’est également un moyen de réduire le bruit et l’ambiguïté dans le mes- sage. Par exemple si je vous parle de performance, vous pourrez penser à la performance en entreprise, la performance artistique… En revanche si vous voyez l’image ci-contre, là il y a moins d’ambiguïté. On parle ici clairement de performance sportive.
Utiliser un support visuel c’est diffuser la même information à tous les participants. Les agilistes appellent ça un radiateur d’informations.
Qui plus est, on fait travailler ainsi les 2 hémisphères de notre cerveau. L’hémisphère gauche, celui de la parole et du raisonnement mais également l’hémisphère droit qui intervient lorsque l’on regarde une image ou lorsque que l’on fait appel à notre créativité. Nous avons donc tout intérêt à titiller les 2 hémisphères de notre cerveau si nous voulons en tirer le meilleur.
Cette représentation visuelle peut prendre plusieurs formes :
- Utiliser des mindmaps pour construire et conduire votre réunion : le mindmapping est une façon de représenter l’information en 2 dimensions de façon visuelle. Ce mode de représentation est plus naturel pour notre cerveau, facilite la mémorisation et permet de garder en permanence une vision d’ensemble.
- Re-décorer les murs : utiliser du papier kraft pour représenter le résultat attendu de la réunion, utiliser des post-it ou tout simplement afficher des informations ou des images sur les murs. Tous ces moyens rendront vos réunions plus efficaces et plus vivantes.
- Lancez vous dans la facilitation graphique : et pourquoi ne pas utiliser le dessin pour faire passer vos messages ou faire réagir vos participants ? Utiliser le dessin c’est apporter un œil neuf sur les problématiques, synthétiser de façon différente et encourager la créativité.
- Parlez avec des images : utiliser des images dans vos présentations ou distribuer des images aux participants pour réagir autour d’une question facilite l’expression, libère la parole et favorise la mémorisation. Essayez, vous serez surpris du résultat.
Vous l’aurez donc compris, l’utilisation du visuel lors d’une réunion est un gage de réussite. Des études réalisées par la Wharton School of Business ont même démontré que grâce aux aides visuelles on réduit de 24% le temps des réunions et que 67% des participants trouvent les présentations convaincantes (contre 50% sans support visuel).
C’est ce que prônent déjà les approches telles que le lean depuis des années dans le contexte du management à travers le management visuel. Et ce qui est vrai pour le management l’est également pour la conduite de réunion. C’est le meilleur moyen pour s’assurer que tous les participants partagent la même vision et le même niveau d’information. Ainsi les échanges seront plus riches et les décisions plus pertinentes.
Enfin c’est aussi une façon de marquer les esprits et de mieux mémoriser les résultats produits.
