Comment bien recevoir ses participants ? Réunion de famille VS atelier collaboratif – Épisode 2

Revenons à nos moutons !

Dans l’épisode 1 de la semaine dernière, nous parlions de la fête de famille que vous devez accueillir, du challenge que ça représente pour vous. Et nous vous rassurions en vous disant que la solution était sous vos yeux !

Organiser et accueillir une fête de famille c’est un peu comme préparer et animer un atelier collaboratif. En gros, vous allez jouer le facilitateur familial. Et nous, facilitateurs professionnels, nous vous donnons les clés du succès.

Le jour de la fête approche à grand pas. Relax, vous êtes très organisé et bien conseillé donc tout va bien.

La semaine dernière, vous avez établi votre programme pour les festivités. Il ne vous reste qu’à mettre en place la salle des fêtes adéquate. Niveau cuisine, vous savez que vos talents de cordon bleu feront l’affaire. En revanche, votre stressomètre monte à la vue de votre logis relativement peu adapté pour l’occasion. Respirez un grand coup, nous allons démêler ça ensemble et vous verrez, vous allez gérer la situation d’une main de facilitateur !

En jargon facilitation de groupe, nous dirions que les conditions matérielles et d’espaces importent pour assurer la bonne conduite d’un atelier collaboratif.

D’un point de vue fonctionnel, les participants doivent bénéficier du matériel nécessaire en fonction du travail qu’ils auront à fournir :

En premier lieu et dans l’idéal, il est important de connaitre aussi précisément que possible la taille de votre groupe. Pour nous la taille idéale d’un groupe est de 6 à 8 personnes, cette donnée est importante car elle pourra déterminer le nombre d’îlots de tables à prévoir pour certaines séquences de votre atelier collaboratif. Bien sûr, Il faudra aussi prévoir des chaises pour chaque participant (bah oui 🙂 !

Après parlons matos :), kékifo exactement pour animer un atelier ?

Pour nous c’est à minima : des feuilles, des post-it (beaucoup), des feutres couleurs, des marqueurs à pointes fines, des gommettes, du scotch de tapissier, de la colle 3M repositionnable. Là, on est sur la base et pour les plus experts : des post-it électro-statiques (si, si ça existe), des gommettes sympas, des A1 post-it, etc…

Au Worklab, nous sommes très partisans de l’écriture sur les murs, enfin sur les affiches… que nous scotchons au mur ! Il faut donc absolument vérifier la présence de surfaces planes verticales (des murs quoi) accessibles et suffisamment grands pour coller des posters A0. Nous militons pour ce mode de partage de visuels grands formats et ses vertus. Sur ce sujet, nous aurons l’occasion d’en parler plus en détail une autre fois. Enfin, le matériel à prévoir inclue tous les autres objets utiles à l’animation de l’atelier, par exemple des cartes de photo-langage. Si vous ne voyez pas de quoi nous voulons parler, rendez-vous dans la barre de recherche du blog avec le mot-clé « icebreaker ».

Au-delà de cette vision utilitariste, nous attachons une grande importance aux éléments cosifiants. Si le terme facilitation est entré dans le langage courant, nous ne voyons pas pourquoi la cosification, action de rendre cosy, ne le pourrait pas. Car, oui nous l’affirmons, un groupe est plus motivé pour travailler s’il bénéficie de conditions de travail agréables et confortables. Ces conditions influent sur le sentiment des participants d’être accueillis et pris au sérieux. Vous maximisez les chances que les participants mettent de la bonne volonté dans le travail collaboratif.

Concrètement, ça veut dire : un espace suffisamment grand, avec un accès PMR (personne à mobilité réduite) si besoin, proche des commodités, avec de la lumière et une température adaptées, de quoi se réhydrater comme de l’eau, du thé, du café. L’alcool est certes convivial mais on a connu mieux pour la productivité. Prévoir de quoi se nourrir pourra être apprécié en fonction de la durée. Quoique les macarons, ça dépend de votre budget. Pour l’emplacement et l’ambiance du lieu, si le facilitateur a la chance de détenir un pouvoir de décision ou d’action sur ce point, il ne faut pas le négliger !

Pour en revenir à votre situation, voici nos conseils pour transformer votre demeure en salle des fêtes :

En premier lieu : il est fondamental que chaque membre de votre famille puisse être convenablement assis. Même en cas de buffet dinatoire, les invités doivent pouvoir s’asseoir en cas de coup de fatigue. Il est aussi important de prévoir suffisamment de surface plane pour poser les verres et assiettes utilisées, a priori des tables mais on n’est pas là pour juger. Pour le plat de résistance*, il est tout à fait concevable de distinguer la table des enfants de celle des adultes. Attention toutefois, à prévoir un temps où les générations se mélangeront, l’oncle d’Amérique serait trop déçu de ne pas pouvoir briller devant les jeunes esprits impressionnables. En termes de rafraichissement, les invités apprécieront le choix dans les boissons afin de trouver celle qui leur correspondra. L’idée n’est pas non plus de devenir le débit de boisson du coin, mais un choix entre trois alcools et trois softs semble raisonnable.

Deux derniers points utiles : posez-vous la question de la température de l’espace de réception et pensez qu’une belle décoration ne gâchera rien pour la bonne ambiance. Si vos parentés sentent que vous avez fait l’effort voire même mis du cœur à bien les accueillir, ils seront de meilleure composition et éviterons de commenter vos choix culinaires. Il est vrai que le crumble de chou kale aux agrumes, il fallait oser…

*PS : Pour votre information, nous avons cherché l’origine de l’étrange expression « plat de résistance ». Le peu de sources fiables nous indique avec déception que cela signifierait uniquement que le plat est suffisamment copieux pour résister à la faim jusqu’au prochain repas 🙂