Comment déléguer votre prochaine réunion à vos participants ?

Ceci est un extrait de « notre guide de survie aux réunion »

Cliquez ici pour découvrir le guide

Mise à jour du 17/10/2016

Merci  à @AkaanQ qui a brillamment synthétisé nos propos au travers de ce sketchnote :
Les rôles du facilitateur
Les rôles du facilitateur, illustrés par @AkaanQ

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Si vous avez un facilitateur dans votre réunion, tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes.

En effet avoir une personne extérieure au débat qui répartit la parole, pousse les participants à prendre des décisions et réalise un débriefing en fin de réunion pour apporter du recul sur son déroulement, c’est non seulement confortable mais également terriblement efficace.

Oui mais voilà, il n’est pas toujours évident de pouvoir se payer le luxe d’avoir un participant qui ne rentre pas dans le fond du sujet. Et puis facilitateur c’est un métier et c’est délicat de faire peser cette lourde responsabilité sur les frêles épaules d’un participant lambda. Et si vous allouez cette responsabilité à un manager ou à un directeur c’est encore pire. Difficile pour lui d’être réellement neutre et de ne pas influencer des personnes qui peuvent être sous sa responsabilité hiérarchique.

Le rôle de facilitateur est un rôle prenant qu’il est difficile de tenir lorsque l’on doit s’investir sur le fond du sujet traité. Mais on peut très bien répartir ses attributions à différents participants pour éviter de mobiliser quelqu’un à plein temps.

C’est ce qu’on appelle des réunions déléguées. En début de séance, on va répartir les différents rôles qu’assume généralement un facilitateur à plusieurs personnes qui devront tenir ce rôle tout au long de la réunion. Voyons ça dans le détail :

  • Le gardien du temps : c’est lui qui cadence la réunion et assure le time boxing.
    • Ses outils :
      • # Le rappel à l’agenda qui sera af ché dans la salle et visible de tous.
      • # Un timer dont la sonnerie retentira dès que le délai règlementaire sera dépassé.
    • Ses phrases favorites :
      • # Nous sommes à la moitié du temps règlementaire.
      • # 5 minutes avant la n du temps règlementaire.
      • # Nous avons dépassé le temps alloué à cette tache.
  • Le pousse décision : un peu provocateur, il pousse le groupe à prendre des décisions. C’est le meilleur antidote au “y’a qu’à faut qu’on”.
    • Ses outils :
      • # le cas échéant, il pourra consigner les actions sous forme d’une matrice QQQCP1 (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi).
    • Ses phrases favorites :
      • # Est-ce qu’on arrive à une décision ? # Pourrait-on reformuler ce qui vient d’être dit en décision ?
      • # Si on laissait Bernard formuler sa proposition de décision ?
      • # Ce serait pas le moment de prendre une décision ?
      • # Attention on change de sujet sans avoir pris de décision !
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  • Le distributeur de parole : il s’assure que chacun peu s’exprimer de façon équitable et que la communication dans le groupe est optimale. Il veille à ce que les échanges restent bienveillants et constructifs, pour ce faire il n’hésitera pas à s’appuyer sur les règles du jeu affichées dans la salle.
    • Ses outils :
      • # La reformulation et l’écoute active pour s’assurer que tous les participants partagent la même vision des échanges.
      • # L’incitation à prendre la parole pour inviter les plus discrets à s’exprimer.
      • # Le rappel des règles du jeu pour réguler les plus bavards.
  • L’invité des 5 dernières minutes : 5 minutes avant la fin de la réunion, il débriefe son déroulement sur la forme et apporte du feedback et des axes d’amélioration.
    • Ses phrases favorites :
      • # Dans cette réunion j’ai apprécié…
      • # Cette réunion aurait été encore plus productive si…
  • Le scribe : c’est celui qui a la lourde tâche de retranscrire le contenu des échanges, c’est un peu la mémoire du groupe.
    • Ses outils :
      • # Un outil de prise de note.
      • # Un outil de mindmapping.
      • # Un papier un crayon pour faire du scribing.

 

Télécharger la fiche action de la réunion déléguée

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À propos de David & Sacha

Co-fondateurs et associés du WORKLAB

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4 comments

  1. Je suis particulièrement convaincu de l’utilité de ces facilitateurs notamment le pousse décision : les réunions sont encore trop souvent remplies de scènes d’exposition, de tractations qui ne finissent jamais par aboutir. Pourtant, il suffit de demander aux membres de la réunion de prendre la décision pour qu’elle apparaisse enfin, alors qu’elle semblait très loin d’être prise.

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